Datenschutzerklärung
1. Präambel
Mit der folgenden Datenschutzerklärung möchten wir Sie darüber aufklären, welche Arten Ihrer personenbezogenen Daten (nachfolgend auch kurz als `Daten` bezeichnet) wir zu welchen Zwecken und in welchem Umfang verarbeiten. Die Datenschutzerklärung gilt für alle von uns durchgeführten Verarbeitungen personenbezogener Daten, sowohl im Rahmen der Erbringung unserer Leistungen als auch insbesondere auf unseren Webseiten sowie innerhalb externer Onlinepräsenzen, wie z. B. unserer Social-Media-Profile.
Stand: Mai 2025
2. Verantwortlicher
Lukas Fehling
Richard-Dehmel-Str. 3
45527 Hattingen
E-Mail: datenschutz@fehling-immobilien.de
Website: https://fehling-immobilien.de
Impressum: https://fehling-immobilien.de/impressum/
3. Übersicht der Verarbeitungen
Arten der verarbeiteten Daten
Bestandsdaten (z. B. Name, Adresse)
Kontaktdaten (z. B. E-Mail, Telefonnummern)
Inhaltsdaten (z. B. Eingaben in Onlineformularen)
Vertragsdaten (z. B. Vertragsgegenstand, Laufzeit)
Nutzungsdaten (z. B. besuchte Webseiten, Zugriffszeiten)
Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten (z. B. IP-Adressen, Zeitangaben)
Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindungen, Rechnungen)
Identifikationsdaten im Rahmen der GwG-Pflichten
Kategorien betroffener Personen
Kunden und Interessenten
Verkäufer und Käufer von Immobilien
Kommunikationspartner
Nutzer (z. B. Webseitenbesucher)
Geschäfts- und Vertragspartner
Zwecke der Verarbeitung
Erbringung vertraglicher Leistungen und Erfüllung vertraglicher Pflichten
Kontaktanfragen und Kommunikation
Erfüllung gesetzlicher Pflichten (u. a. nach GwG)
Direktmarketing
Reichweitenmessung und Webanalyse
Marketing und Konversionsmessung
Verwaltung und Beantwortung von Anfragen
Bereitstellung des Onlineangebotes
4. Maßgebliche Rechtsgrundlagen
Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht der Rechtsgrundlagen der DSGVO, auf deren Basis wir personenbezogene Daten verarbeiten:
Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO)
Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO)
Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO)
Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO)
Zusätzlich zu den Regelungen der DSGVO gelten nationale Regelungen, insbesondere das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
5. Pflichten nach dem Geldwäschegesetz (GwG)
Als Immobilienmakler sind wir nach dem Geldwäschegesetz (GwG) verpflichtet, die Identität unserer Vertragspartner (Käufer, Verkäufer, Auftraggeber) zu überprüfen und entsprechende Aufzeichnungen zu führen. Hierzu verarbeiten wir folgende Daten:
Name und Vorname
Geburtsdatum und Geburtsort
Anschrift
Angaben zum Ausweisdokument (Art, Nummer, ausstellende Behörde)
Ggf. wirtschaftlich Berechtigte bei juristischen Personen
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO i. V. m. §§ 10 ff. GwG.
Speicherdauer: Die Unterlagen werden gemäß § 8 GwG für fünf Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung aufbewahrt.
6. Sicherheitsmaßnahmen
Wir treffen nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben und unter Berücksichtigung des Stands der Technik geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Dazu gehören insbesondere:
TLS/SSL-Verschlüsselung (HTTPS) für die Datenübertragung
IP-Masking bei der Verarbeitung von IP-Adressen
Zugangs- und Zugriffskontrolle
Regelmäßige Überprüfung der eingesetzten Dienste
7. Übermittlung und internationale Datentransfers
Im Rahmen unserer Verarbeitung kommt es vor, dass Daten an andere Stellen oder Unternehmen übermittelt werden (z. B. IT-Dienstleister, Webhosting-Anbieter). Bei Übermittlungen in Drittländer außerhalb der EU/des EWR stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist, insbesondere durch:
EU-Angemessenheitsbeschlüsse (Art. 45 DSGVO)
EU-US Data Privacy Framework (DPF)
Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO)
8. Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben, sobald die zur Verarbeitung erteilten Einwilligungen widerrufen werden oder sonstige Erlaubnisse entfallen. Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen, werden für die Dauer von:
10 Jahre: steuerrechtlich relevante Unterlagen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse
6 Jahre: empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe
5 Jahre: Unterlagen im Rahmen der GwG-Pflichten
9. Rechte der betroffenen Personen
Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Widerrufsrecht bei Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
Zuständige Aufsichtsbehörde für Nordrhein-Westfalen:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW (LDI NRW)
https://www.ldi.nrw.de
10. Einsatz von Cookies und Consent-Management
Zur Verwaltung der eingesetzten Cookies und ähnlicher Technologien sowie der diesbezüglichen Einwilligungen setzen wir das Consent-Tool Real Cookie Banner ein. Details zur Funktionsweise finden Sie unter: https://devowl.io/de/rcb/datenverarbeitung/
Cookies sind kleine Textdateien, die Informationen auf Endgeräten speichern. Wir unterscheiden:
Temporäre Cookies (Session-Cookies): werden nach dem Schließen des Browsers gelöscht
Permanente Cookies: bleiben gespeichert und können bis zu 2 Jahre gültig sein
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen für technisch notwendige Cookies).
11. Bereitstellung des Onlineangebotes und Webhosting
Für die Bereitstellung unseres Onlineangebotes nutzen wir Webhosting-Dienste. Dabei werden Server-Logfiles protokolliert, die u. a. IP-Adressen, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL und Zugriffszeitpunkte enthalten können.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen an einem sicheren und stabilen Betrieb).
Speicherdauer Logfiles: maximal 30 Tage, danach Löschung oder Anonymisierung.
12. Kontakt- und Anfragenverwaltung
Bei der Kontaktaufnahme mit uns (z. B. per Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder über soziale Medien) verarbeiten wir die Angaben zur Bearbeitung des Anliegens.
Verarbeitete Daten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachrichteninhalt sowie ggf. Metadaten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) und Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen).
WhatsApp
Wir nutzen WhatsApp zur Kommunikation. Dienstanbieter: WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Quay, Dublin 2, Irland. Datenschutzerklärung: https://www.whatsapp.com/legal. Grundlage Drittlandübermittlung: EU-US Data Privacy Framework (DPF).
13. Makler- und Vermittlungsleistungen
Im Rahmen unserer Maklertätigkeit verarbeiten wir Daten unserer Kunden und Interessenten, um Immobilienvermittlungen durchzuführen. Dies umfasst Angaben zu persönlichen Lebensumständen, Immobilien und der finanziellen Situation, soweit dies für den Auftrag erforderlich ist.
Datenempfänger können sein: Notare, Kreditinstitute, Steuerberater, Rechtsberater, Finanzdienstleister, weitere Makler (bei Gemeinschaftsgeschäften) sowie Behörden im Rahmen gesetzlicher Pflichten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO.
14. Im Rahmen der Geschäftstätigkeit eingesetzte Dienste
Lexoffice
Online-Software für Rechnungsstellung und Buchhaltung. Dienstanbieter: Haufe Service Center GmbH, Freiburg. Datenschutzerklärung: https://www.lexoffice.de/datenschutz/. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.
Google Workspace
Cloudbasierte Anwendungssoftware und Cloudspeicher. Dienstanbieter: Google Cloud EMEA Limited, Dublin 2, Irland. Datenschutzerklärung: https://policies.google.com/privacy. Grundlage Drittlandübermittlung: EU-US DPF, Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.
15. Webanalyse – Google Analytics 4
Wir verwenden Google Analytics 4 zur Messung und Analyse der Nutzung unseres Onlineangebotes. Dabei werden pseudonyme Nutzerprofile erstellt. IP-Adressen von EU-Nutzern werden nicht gespeichert (IP-Masking).
Dienstanbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung über Real Cookie Banner).
Opt-Out: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de
Google Tag Manager
Verwaltung von Website-Tags. Der Tag Manager selbst setzt keine Cookies. Dienstanbieter: Google Ireland Limited. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.
16. Onlinemarketing – Google Ads
Wir nutzen Google Ads zur Schaltung von Online-Werbeanzeigen und zur Konversionsmessung. Wir erhalten nur anonymisierte Informationen über den Erfolg unserer Anzeigen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Grundlage Drittlandübermittlung: EU-US Data Privacy Framework (DPF).
17. Präsenzen in sozialen Netzwerken
Instagram
Wir unterhalten eine Präsenz auf Instagram. Dienstanbieter: Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland. Datenschutzerklärung: https://instagram.com/about/legal/privacy. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.
Facebook
Wir unterhalten eine Facebook-Seite. Wir sind gemeinsam mit Meta Platforms Ireland Limited für die Erhebung von Besucherdaten verantwortlich (Fanpage-Vereinbarung). Datenschutzerklärung: https://www.facebook.com/about/privacy. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.
18. Kundenrezensionen – Google
Wir nehmen am Google-Kundenrezensionen-Programm teil. Dabei werden zur Verifikation Name und E-Mail-Adresse des Kunden an Google übermittelt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.
19. Videokonferenzen – Google Meet
Für Onlinemeetings nutzen wir Google Meet. Dienstanbieter: Google Ireland Limited. Datenschutzerklärung: https://policies.google.com/privacy. Grundlage Drittlandübermittlung: EU-US DPF, Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.
20. Änderung und Aktualisierung
Wir bitten Sie, sich regelmäßig über den Inhalt dieser Datenschutzerklärung zu informieren. Wir passen die Datenschutzerklärung an, sobald die Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen dies erforderlich machen.
Dokumentation der E-Mail-Kommunikation: Zur Nachvollziehbarkeit unserer Suchprofil-Kommunikation protokollieren wir Empfänger, Betreff, vollständigen Inhalt, Zeitpunkt und technischen Versandstatus der vom System versendeten E-Mails. Die Mail-Protokolle bleiben unabhängig von der Löschung des Suchprofils für 365 Tage ab dem jeweiligen Versandversuch gespeichert und werden anschließend im Rahmen der täglichen Bereinigung entfernt. Die getrennte Aufbewahrung dient dem Nachweis der Kommunikation und der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Speicherung hierfür erforderlich ist. Die archivierten Daten werden nicht für weitere Immobilienangebote verwendet. Gesetzliche Lösch- und Widerspruchsrechte bleiben unberührt. Bei einer selbst veranlassten Löschung oder einer Löschung nach Ablauf ohne Verlängerung senden wir eine abschließende Bestätigung, für deren Protokoll dieselbe Frist gilt. Zusätzlich erhalten wir separate interne Kopien mit dem ursprünglichen Nachrichtentext, Empfänger, Versandzeitpunkt und technischem Versandstatus in unserem geschäftlichen Postfach; diese werden separat verwaltet.
Immobilien-Suchprofil / Suchkundenverwaltung
Wenn Sie auf dieser Website ein Immobilien-Suchprofil anlegen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Kontaktdaten und Suchkriterien, um Ihre Immobiliensuche zu verwalten, Rückfragen zu klären und neue Immobilien mit Ihren Kriterien abzugleichen.
Verarbeitete Daten: Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, gewünschter Kontaktweg für Rückfragen sowie die von Ihnen angegebenen Suchkriterien (z. B. Objektart, Suchgebiet, Budget, Flächen, Ausstattung, Zustand, Finanzierungsstatus, zeitliche Angaben und Freitextangaben). Zusätzlich speichern wir technische Verwaltungsdaten wie Suchprofil-ID, Registrierungs- und Bestätigungszeitpunkt, Status, Datenschutzversion und Löschfrist.
Zweck und Rechtsgrundlage: Die Verwaltung und Bearbeitung des von Ihnen angeforderten Suchprofils erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für die Zusendung von zu Ihrem Suchprofil passenden Immobilienangeboten per E-Mail holen wir eine ausdrückliche Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG). Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
E-Mail-Bestätigung: Nach der Registrierung senden wir Ihnen eine Bestätigungs-E-Mail (Double-Opt-In). Erst nach Bestätigung wird das Suchprofil aktiv. Nicht bestätigte Registrierungen werden derzeit nach 14 Tagen automatisch gelöscht.
Speicherdauer: Ein bestätigtes Suchprofil wird regulär für 12 Monate aktiviert. Etwa 30 Tage vor Ablauf erhalten Sie eine Erinnerung mit der Möglichkeit zur Verlängerung oder Löschung. Ohne Verlängerung wird das Profil nach Ablauf deaktiviert und nach einer Nachfrist von derzeit 30 Tagen automatisch gelöscht. Sie können Ihr Suchprofil außerdem jederzeit über den persönlichen Löschlink oder durch Mitteilung an uns löschen lassen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für andere Unterlagen eines später entstehenden Vertrags- oder Geschäftsvorgangs bleiben hiervon unberührt.
Empfänger: Eine Weitergabe der Suchprofildaten zu eigenen Werbezwecken Dritter findet nicht statt. Technisch notwendige Dienstleister, insbesondere Hosting- und gegebenenfalls E-Mail-Dienstleister, können Daten im Rahmen der Auftragsverarbeitung verarbeiten, soweit dies für den Betrieb der Website und den Versand der Nachrichten erforderlich ist.
Matching: Das System kann Suchprofile anhand eingegebener Kriterien mit Immobilienangeboten vergleichen und eine Übereinstimmung anzeigen. Das Matching dient ausschließlich als Arbeitshilfe. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt; die Auswahl und Kontaktaufnahme wird von Fehling Immobilien geprüft.
Im Übrigen gelten die in dieser Datenschutzerklärung dargestellten Betroffenenrechte, insbesondere die Rechte auf Auskunft, Berichtigung und Löschung.
Stand: Mai 2025